Avis relatif à la protection des données

1. FINALITÉ DU PRÉSENT AVIS RELATIF Á LA PROTECTION DES DONNÉES

Materialise respecte le droit à la confidentialité et s’engage à s’assurer d’obtenir, de traiter et d’utiliser toutes données à caractère personnel de manière sûre, éthique et transparente. Nous attachons de l’importance à la confidentialité de nos clients et partenaires, et apprécions votre confiance en l‘utilisation vigilante et raisonnable par Materialise de vos données à caractère personnel, conformément aux principes énoncés dans le présent avis.

En nous fournissant vos informations, vous confirmez avoir pris connaissance du contenu du présent avis relatif à la protection des données destiné à vous permettre de comprendre le type de données à caractère personnel que nous collectons (ci-après « vos données à caractère personnel »), pourquoi nous les recueillons, et ce que nous en faisons. Les références aux données à caractère personnel du présent avis relatif à la protection des données incluent toute information vous identifiant directement ou indirectement.

Vous comprenez que le présent avis relatif à la protection des données s’applique conjointement avec d’autres politiques et procédures. Il ne crée aucun droit contractuel ou juridique pour personne, mais entend respecter le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et la libre circulation de ces données et autre législation relative à la protection des données (ci-après, respectivement « le RGPD » et « la législation applicable »).

2. QUI CONTRÔLE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

MATERIALISE NV est immatriculée en Belgique sous le numéro BE 0441.131.254. Son établissement principal est situé à Technologielaan 15, 3001 Leuven, Belgique.

Sauf disposition contraire du présent avis, MATERIALISE agit en qualité de responsable du traitement de vos données à caractère personnel, et elle est responsable du traitement de vos données à caractère personnel en vertu de la législation applicable de protection des données. En cette qualité, MATERIALISE détermine les finalités (« pourquoi ») et les moyens essentiels (« comment ») du traitement de vos données à caractère personnel.

Le présent avis relatif à la protection des données énonce le type de données à caractère personnel que nous collectons vous concernant (Section 3.1), les motifs juridiques sur lesquels nous nous fondons pour collecter vos données à caractère personnel (Section 3.2), la manière dont nous protégeons vos données à caractère personnel (Section 4), les personnes auxquelles nous divulguons vos données à caractère personnel (Section 5), si nécessaire hors de l’Union européenne (Section 6). En outre, nous définissons également la durée de conservation de vos données à caractère personnel (Section 7). Enfin, le présent avis relatif à la protection des données décrit vos droits selon le RGPD (Section 8), y compris les personnes à contacter si vous souhaitez exercer certains de ces droits (Section 9).

3. COMMENT NOUS COLLECTONS ET TRAITONS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

3.1 DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS COLLECTONS VOUS CONCERNANT
Parce que la confidentialité des données nous importe, nous entendons demeurer ouverts et transparents sur le type de données à caractère personnel que nous collectons et comment nous entendons les utiliser.

En règle générale, MATERIALISE ne collectera que vos données à caractère personnel nécessaires au maintien de notre relation d’interlocuteur et de client (potentiel). En fonction de notre relation exacte, actuelle et future, MATERIALISE peut collecter, utiliser et divulguer (c.-à-d., traiter) les types de données à caractère personnel suivantes : les coordonnées, telles que votre nom, votre prénom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone et votre adresse postale aux fins de facturation et de livraison.


3.2 FONDEMENTS JURIDIQUES DU TRAITEMENT

3.2.1 Vos données à caractère personnel
En vertu de la législation applicable, les données à caractère personnel ne peuvent être collectées et traitées que sur la base d’un nombre limité de motifs juridiques. Chez MATERIALISE, nous nous appuyons sur l’une des bases suivantes pour traiter vos données à caractère personnel :

  1. La nécessité l’exécuter un contrat avec vous (p.ex. pour gérer vos coordonnées de paiement lorsque vous nous achetez des licences logicielles) ; ou
  2. L’obligation légale dont MATERIALISE fait l’objet (p.ex. réglementations médicales et exigences de traçabilité) ; ou
  3. Les intérêts légitimes de MATERIALISE (p.ex. lorsque nous vous envoyons des e-mails marketing concernant des produits similaires à ceux que vous nous avez déjà achetés) ; ou
  4. Votre consentement explicite et éclairé (p.ex. lorsque vous demandez une licence d’essai de nos produits logiciels).


3.3 ASSISTANCE CLIENTÈLE
Parce que la garantie d’une assistance technique et d’une gestion efficace des réclamations et questions est nécessaire à la prestation de la plupart de nos services, vous comprenez et acceptez que nous puissions traiter les données à caractère personnel telles que votre nom, vos coordonnées, votre numéro client, et vos adresses IP, ainsi que toutes autres données à caractère personnel que nous pouvons rencontrer au cours de la fourniture de services d’assistance clientèle.

4. COMMENT NOUS PROTÉGEONS VOS DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL

MATERIALISE s’engage à traiter vos données à caractère personnel de manière légale, juste et transparente.

Par conséquent, nous garantissons que tout traitement de vos données à caractère personnel sera limité dans la mesure nécessaire, adéquate et pertinente pour satisfaire les finalités de collecte de vos données à caractère personnel. En outre, MATERIALISE utilise des données anonymisées ou pseudonymisées dans la mesure possible et techniquement faisable par exemple aux fins d’assistance clientèle, de statistiques internes ou de reporting financier.

Parce que la protection de vos données à caractère personnel nous importe, MATERIALISE s’engage également à protéger les systèmes contenant vos données à caractère personnel. Pour cette raison, nous avons défini et mis en place des mesures techniques et organisationnelles adéquates en coopération avec nos prestataires de service, en vue de protéger vos données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, toute utilisation illégale, perte accidentelle, corruption ou destruction. Vous pouvez donc être certains que vos données à caractère personnel seront traitées strictement sur la base du « besoin d’en connaître », dans la mesure nécessaire et pertinente.

En outre, puisque nous savons que les menaces évoluent et se diversifient et parce que nous souhaitons conserver votre confiance au fil des ans, nous nous engageons à examiner et actualiser régulièrement nos mesures de sécurité et notre infrastructure, en vue de diminuer les risques opérationnels et de maintenir nos programmes de sécurité aux dernières normes sectorielles et meilleures pratiques.

5. PARTIES EXTERNES Á QUI NOUS POUVONS COMMUNIQUER VOS DONNÉES Á CARACTÈRE PERSONNEL

MATERIALISE ne vendra vos données à caractère personnel à des tiers en aucune circonstance.

Dans la mesure pertinente et nécessaire aux fins de l’activité de traitement, nous pouvons être amenés à divulguer vos données à caractère personnel à des destinataires tiers ayant un besoin d’en connaître (p.ex. les institutions financières, pour vérifier vos moyens de paiement et parce que c’est nécessaire à l’exécution du contrat).

En tout état de cause, MATERIALISE doit limiter l’accès et le transfert de vos données à caractère personnel à des destinataires tiers de confiance, démontrant un niveau suffisant de protection des données.

En outre, toute communication de vos données à caractère personnel à l’extérieur, sera couverte par des contrats stricts de traitement des données, dans lesquels MATERIALISE reste responsable du traitement des données et les destinataires tiers concernés agissent en qualité de sous-traitants des données. Par conséquent, les destinataires tiers à qui nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel seront tenus de supprimer ou de restituer toutes données à caractère personnel à MATERIALISE après la fin de la prestation des services relative à l’activité de traitement, et de supprimer toutes copies existantes (à moins que ces destinataire tiers soient eux-mêmes légalement tenus de conserver ultérieurement les données à caractère personnel).

6. TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Materialise a son siège en Belgique, et des filiales dans le monde telles qu’énumérées sur https://www.materialise.com/fr/contact-locations.

Tant que vos données à caractère personnel doivent être transférées vers un pays hors de l’Espace Economique Européen (« EEE ») qui n’offre pas de protection suffisante des données à caractère personnel, MATERIALISE mettra en place des garanties appropriées offrant un niveau de protection au moins équivalent aux normes contenues dans le présent avis relatif à la protection des données.

MATERIALISE restera ainsi responsable du traitement de vos données à caractère personnel et prendra les mesures nécessaires pour protéger leur traitement en recourant à des mécanismes adéquats de transfert de données telles que des clauses contractuelles ordinaires ou le bouclier de protection UE-États-Unis.

7. DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

En règle générale, MATERIALISE ne garde vos données à caractère personnel que le temps nécessaire à la satisfaction des finalités initiales pour lesquelles nous les avons collectées. Toutefois selon le type de données à caractère personnel traitées et des finalités de traitement, la durée réelle de conservation peut varier significativement. De plus, des lois et règlementations sectorielles s’appliquent et fixent des périodes minimales de conservation des données à caractère personnel.

Sauf lorsque que nous devons conserver vos données à caractère personnel à des fins statistiques, pour constater, exercer ou défendre un droit en justice ou dans la mesure où nous sommes légalement tenus de conserver une copie de vos données à caractère personnel, MATERIALISE doit effectivement supprimer ou anonymiser définitivement vos données à caractère personnel dès lors que la finalité initiale du traitement a été satisfaite et que la conservation ultérieure de vos données à caractère personnel n’est plus nécessaire.

La durée effective de conservation applicable à vos données personnelle variera selon que nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre d’une relation contractuelle ou sur la base de votre consentement explicite ; selon que nous traitons les données à caractère personnel dans notre intérêt légitime, ou que MATERIALISE soit légalement obligée de conserver les données à caractère personnel pour une durée spécifique ou pour respecter des exigences légales spécifiques.

8. VOS DROITS DE PERSONNES CONCERNÉES

Bien que MATERIALISE soit techniquement responsable du traitement des données, le contrôle ultime de vos données à caractère personnel vous incombe en permanence, à condition de nous fournir la preuve de votre identité réelle.

Par conséquent, et dans la mesure où vous ne disposez pas déjà d’informations et où la demande n’est pas manifestement infondée ou excessive, ou si la satisfaction de votre demande ne semble pas déraisonnablement difficile, MATERIALISE traitera votre demande sans frais, sans retard excessif, et en tout état de cause dans le délai d’un mois après réception. Nous sommes en droit de prolonger cette période de deux mois supplémentaires si la satisfaction de votre demande nécessite plus de temps. Dans ce cas, vous serez tenus informés des raisons sous-jacentes.

8.1 DROIT D’ACCÈS
Vous avez le droit de demander d’accéder à une copie des données à caractère personnel que nous détenons actuellement dans un format couramment utilisé et d’obtenir des informations concernant le traitement, y compris si nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de profilage.

8.2 DROIT DE RECTIFICATION
Au cas où vous remarquez une erreur de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous demander de rectifier les données à caractère personnel inexactes ou de compléter vos données à caractère personnel. MATERIALISE notifiera votre demande à chaque destinataire tiers à qui nous avons divulgué vos données à caractère personnel, à moins que ceci soit impossible ou implique un effort disproportionné.

8.3 DROIT Á L’EFFACEMENT
Dans la mesure où (i) vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins initiales, où (ii) le traitement était basé sur votre consentement et où vous l’avez refusé, où (iii) vous vous êtes déjà opposé au traitement sur la base de notre intérêt légitime, vous avez le droit de demander la suppression de vos données à caractère personnel de nos systèmes sans retard excessif, et de nous charger d’informer les destinataires tiers auxquels nous avons fourni vos données à caractère personnel de cette demande, à moins que cela s’avère impossible ou implique des efforts disproportionnés.

8.4 LIMITATION DU TRAITEMENT
Au cas où vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de nous demander la limitation de leur traitement, le temps nécessaire à la vérification de l’exactitude dans nos systèmes. Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel à un simple stockage, dans la mesure où nous n’avons plus besoin de vos données à caractère personnel à des fins de traitement, et si vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice, ou la défense d’un droit en justice. SI MATERIALISE a divulgué vos données à caractère personnel à des destinataires tiers, nous les informerons de votre demande dans une mesure raisonnable.

8.5 DROIT D’OPPOSITION
Vous avez à tout moment le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par MATERIALISE sur la base de notre intérêt légitime.

8.6 PORTABILITÉ DES DONNÉES
Dans la mesure techniquement possible, vous pouvez demander à MATERIALISE d’exporter les données personnelles que nous détenons actuellement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de transmettre vos données à caractère personnel à une autre société de votre choix.

9. DÉLÉGUÉ Á LA PROTECTION DES DONNÉES

Pour obtenir d’autres informations concernant le traitement de vos données personnelles et vos droits, veuillez nous contacter par e-mail à privacy@materialise.be. Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité votre demande, vous avez le droit de solliciter la limitation du traitement de vos données à caractère personnel et d’introduire un recours auprès de l’autorité de contrôle responsable de la protection des données à caractère personnel dans votre pays de résidence.